Khu lễ tân là nơi khách và đối tác nhìn thấy đầu tiên khi bước vào công ty. Chỉ trong vài giây, họ đã hình thành cảm nhận về sự chuyên nghiệp và quy mô của doanh nghiệp. Vì thế đầu tư đúng cho khu lễ tân là đầu tư vào hình ảnh thương hiệu. Dưới đây là những điểm cần lưu ý khi thiết kế khu lễ tân, tiếp khách.
👉 Đọc thêm: Nội thất khu lễ tân văn phòng: tạo ấn tượng đầu tiên.
Vị trí và kích thước quầy lễ tân
Quầy lễ tân nên đặt ở vị trí dễ thấy ngay khi khách bước vào, thường đối diện hoặc chếch cửa chính, để khách biết đến đâu hỏi trước tiên. Về kích thước:
- Quầy cao khoảng 1,1m phía mặt khách, mặt trong cho nhân viên cao 0,72-0,75m.
- Chiều dài quầy 1,2-2m tùy có một hay hai lễ tân.
- Chừa khoảng thao tác phía trong quầy tối thiểu 0,9m để nhân viên di chuyển.
Mặt quầy nên có phần bệ cao che khuất máy tính và giấy tờ của lễ tân, giữ hình ảnh gọn gàng từ phía khách nhìn vào.
Backdrop logo, linh hồn của khu lễ tân
👉 Đọc thêm: Thiết kế khu pantry, nghỉ ngơi cho nhân viên.
Mảng tường phía sau quầy là nơi đặt logo và tên công ty, đóng vai trò như bộ mặt thương hiệu. Một số cách thể hiện:
- Logo chữ nổi inox, mica hoặc gỗ gắn trên nền tường ốp đá, gỗ hoặc sơn hiệu ứng.
- Đèn hắt phía sau logo tạo hiệu ứng nổi khối, giúp thương hiệu bắt mắt.
- Kết hợp cây xanh hoặc mảng vật liệu tạo điểm nhấn.
Backdrop cần được chiếu sáng tốt vì đây cũng là nơi khách hay chụp ảnh check-in, vô tình quảng bá cho công ty.
Đang đọc tới đây và có mặt bằng cần thi công? Gọi ngay để được khảo sát nhanh, không mất phí.
Khu chờ và tiếp khách
Ngay cạnh lễ tân nên có khu chờ nhỏ 2-4 chỗ gồm sofa hoặc ghế đơn và bàn trà. Khu chờ nên đặt hơi tách khỏi quầy để khách ngồi đợi thoải mái, không cảm thấy bị nhìn chằm chằm. Bổ sung nước uống, tạp chí hoặc màn hình giới thiệu công ty sẽ giúp khách chờ dễ chịu hơn và cảm nhận sự chu đáo.
Với công ty hay tiếp đối tác, có thể bố trí thêm một phòng tiếp khách nhỏ gần lễ tân để trao đổi riêng tư mà không cần dẫn khách sâu vào khu làm việc.
Ánh sáng và vật liệu
Khu lễ tân nên sáng và ấm áp. Ánh sáng nền đạt 300-500 lux, kết hợp đèn điểm nhấn rọi vào backdrop và khu chờ. Vật liệu nên chọn loại hoàn thiện đẹp và bền vì đây là khu vực nhiều người qua lại:
- Sàn đá hoặc gạch vân đá dễ lau chùi cho khu vực đông người đi.
- Quầy ốp đá, laminate vân gỗ hoặc sơn hiệu ứng bền màu.
- Tránh vật liệu quá dễ trầy xước hoặc bám bẩn ở khu tiếp xúc nhiều.
Chi tiết nhỏ tạo thiện cảm
Những chi tiết như bảng chỉ dẫn rõ ràng, mùi hương nhẹ dễ chịu, một bình hoa tươi hay góc cây xanh đều góp phần tạo ấn tượng ấm áp. Quan trọng là giữ khu lễ tân luôn gọn gàng, không để giấy tờ hay đồ đạc bừa bộn lộ ra ngoài.
Tổng thể, khu lễ tân tốt là nơi khách bước vào biết ngay đến đâu, cảm nhận được sự chuyên nghiệp qua backdrop thương hiệu và có chỗ ngồi chờ thoải mái. Đây là khoản đầu tư nhỏ về diện tích nhưng mang lại giá trị lớn về hình ảnh doanh nghiệp.