Tủ tài liệu là món đồ ít được chú ý nhưng lại quyết định văn phòng của bạn ngăn nắp hay bừa bộn. Chọn sai, bạn sẽ thấy hồ sơ chất trên bàn, thùng carton kê góc phòng và mất hàng chục phút mỗi lần tìm một tờ hợp đồng. Dưới đây là cách chọn tủ đúng nhu cầu.
👉 Đọc thêm: Chọn bàn ghế phòng họp cho công ty: kinh nghiệm thực tế.
Phân loại tủ theo mục đích sử dụng
Trước khi chọn kiểu dáng, hãy xác định bạn cần lưu gì và dùng bao nhiêu lần mỗi ngày. Có ba nhóm nhu cầu:
- Hồ sơ tra cứu hằng ngày: hợp đồng đang chạy, chứng từ trong tháng. Nên để trong tủ thấp cánh mở hoặc hộc tủ di động ngay cạnh chỗ ngồi để lấy nhanh.
- Hồ sơ định kỳ: báo cáo quý, hồ sơ nhân sự. Để trong tủ tài liệu tầm trung cao 1,2 đến 1,6m, có ngăn và khóa.
- Hồ sơ lưu trữ lâu: chứng từ nhiều năm, giấy tờ pháp lý. Dùng tủ cao kịch trần hoặc tủ sắt trong phòng lưu trữ riêng.
Tủ cao hay tủ thấp
👉 Đọc thêm: Cách chọn vật liệu bền cho nội thất văn phòng lâu dài.
Tủ cao
Cao 1,8 đến 2,2m, tận dụng chiều đứng nên lưu được nhiều mà chiếm ít diện tích sàn. Hợp đặt dọc tường hoặc làm vách ngăn giữa các khu. Nên có khóa cho ngăn dưới và tránh để đồ nặng lên quá cao.
Tủ thấp
Cao dưới 75cm, đặt được sát bàn, mặt trên tận dụng để máy in, cây cảnh hoặc đồ trang trí. Rất tiện cho hồ sơ dùng thường xuyên. Nhược điểm là tốn diện tích sàn nếu dùng nhiều.
Cách phối hiệu quả: dùng tủ cao dọc tường để lưu trữ chính, kết hợp tủ thấp và hộc di động ở khu làm việc cho hồ sơ dùng hằng ngày.
Đang đọc tới đây và có mặt bằng cần thi công? Gọi ngay để được khảo sát nhanh, không mất phí.
Cánh mở, cánh lùa hay ngăn kéo
- Cánh mở: lấy đồ nhanh, nhìn tổng thể dễ, nhưng cần chừa khoảng trống để mở cánh.
- Cánh lùa (trượt): không tốn khoảng mở, hợp lối đi hẹp, nhưng chỉ mở được một nửa tủ tại một thời điểm.
- Ngăn kéo treo bìa hồ sơ: lý tưởng cho kế toán, nhân sự vì phân loại theo bìa treo, tìm nhanh và gọn.
Chất liệu: MFC hay tủ sắt
Với phần lớn văn phòng, tủ MFC chống ẩm là lựa chọn cân bằng: đẹp, đồng bộ màu với bàn ghế, giá hợp lý. Nên chọn cốt gỗ chống ẩm và bản lề, ray trượt tốt vì đây là bộ phận chịu lực đóng mở nhiều nhất.
Tủ sắt bền, chống cháy tốt hơn và chịu tải nặng, phù hợp kho lưu trữ hoặc nơi cần bảo mật cao có khóa chắc. Đổi lại, tủ sắt kém thẩm mỹ hơn nên thường đặt trong phòng riêng.
Tính dung lượng để dùng lâu dài
Lỗi hay gặp là mua vừa đủ dùng cho hiện tại. Hồ sơ tăng theo thời gian, nên hãy tính dư khoảng 20 phần trăm dung lượng cho hai đến ba năm tới. Một mẹo đơn giản: đếm số mét dài hồ sơ hiện có, cộng thêm mức tăng ước tính mỗi năm, rồi quy ra số ngăn tủ cần thiết.
Cuối cùng, hãy giữ tủ đồng bộ một tông màu với hệ bàn ghế để văn phòng liền mạch, chuyên nghiệp. Nếu bạn gửi mặt bằng và mô tả loại hồ sơ đang lưu, chúng tôi sẽ đề xuất tổ hợp tủ tối ưu cho diện tích của bạn.