Tủ tài liệu là nơi cất giữ hồ sơ, hợp đồng, chứng từ quan trọng của công ty. Giá trị của những giấy tờ này thường lớn hơn nhiều so với bản thân chiếc tủ. Vì vậy bảo quản tủ tài liệu đúng cách vừa giữ tủ bền vừa bảo vệ tài liệu khỏi ẩm mốc, mối mọt và hư hại.
👉 Đọc thêm: Cách sắp xếp dây điện và bảo quản thiết bị bàn làm việc.
Vệ sinh tủ tài liệu
- Lau bụi bề mặt tủ thường xuyên bằng khăn microfiber khô hoặc ẩm vắt kỹ.
- Lau cả bên trong ngăn định kỳ để loại bỏ bụi giấy tích tụ, thứ vừa gây bẩn vừa hút ẩm.
- Với tủ sắt, lau khô ngay để tránh gỉ sét ở các cạnh và khe.
- Với tủ gỗ, tránh nước đọng ở mép và chân tủ để không phồng cốt gỗ.
Sắp xếp hồ sơ khoa học
👉 Đọc thêm: Cách sắp xếp và bảo quản kho văn phòng khoa học.
Một tủ tài liệu tốt là tủ ai cũng tìm được đồ trong vài giây. Muốn vậy cần hệ thống:
- Phân loại hồ sơ theo nhóm rõ ràng: theo phòng ban, theo năm, theo loại chứng từ.
- Dùng bìa còng, hộp đựng và dán nhãn gáy rõ ràng để dễ nhận diện.
- Sắp hồ sơ hay dùng ở tầm với thuận tiện, hồ sơ lưu trữ lâu để ngăn dưới hoặc trên cao.
- Lập một danh mục tổng để biết tài liệu nào nằm ở đâu.
Chống ẩm mốc cho tài liệu
Giấy là vật liệu rất hút ẩm, dễ ố vàng, dính bết và mốc trong môi trường ẩm. Đây là mối lo lớn nhất với tủ tài liệu.
- Đặt túi hút ẩm silica trong các ngăn, thay hoặc sấy lại định kỳ.
- Không đặt tủ ở nơi ẩm thấp, gần cửa sổ hắt mưa hay tường thấm nước.
- Giữ văn phòng thông thoáng, dùng máy hút ẩm vào mùa nồm với các phòng lưu trữ nhiều.
- Với tài liệu quan trọng lâu dài, cân nhắc số hóa để có bản lưu dự phòng an toàn.
Đang đọc tới đây và có mặt bằng cần thi công? Gọi ngay để được khảo sát nhanh, không mất phí.
Không nhồi nhét quá tải
Sai lầm phổ biến là nhồi hồ sơ chật cứng ngăn kéo. Điều này khiến ray trượt quá tải nhanh hỏng, ngăn kéo khó đóng mở và giấy tờ bị nhàu. Hãy để mỗi ngăn ở mức vừa phải, chừa khoảng trống để lấy và cất hồ sơ dễ dàng, đồng thời phân bổ trọng lượng đều giữa các ngăn để tủ không bị mất cân bằng, đổ về phía trước khi kéo ngăn ra.
Bảo dưỡng ray trượt và khóa
Tủ tài liệu thường có ray trượt cho ngăn kéo và khóa bảo mật. Định kỳ vệ sinh và tra dầu ray để ngăn kéo trơn tru. Với ổ khóa, có thể tra chút dầu bôi trơn dạng khô để khóa không bị kẹt. Bảo quản chìa khóa cẩn thận và nên có chìa dự phòng cho những tủ chứa tài liệu quan trọng.
Bảo vệ tài sản thông tin của doanh nghiệp
Tủ tài liệu được sắp xếp khoa học, chống ẩm tốt và bảo dưỡng định kỳ sẽ bảo vệ những hồ sơ quan trọng, tiết kiệm thời gian tra cứu và kéo dài tuổi thọ tủ. Khi thiết kế văn phòng, chọn hệ tủ tài liệu phù hợp với khối lượng lưu trữ và đặt ở vị trí khô thoáng là bước đầu tư đáng giá cho vận hành lâu dài.
Đang chuẩn bị setup văn phòng mới? Nội Thất Hà Tuấn LX thiết kế và thi công nội thất văn phòng trọn gói, chuẩn công năng và bền theo thời gian. Gửi mặt bằng qua Zalo 0979 891 391 để nhận bản vẽ 3D và báo giá miễn phí. Tham khảo nội thất văn phòng tại đây.